1. OBJECTIF

MERITEX Services Financiers Inc. (« MERITEX ») s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités professionnelles.

La présente Politique et procédure de protection des renseignements personnels établit le cadre de gouvernance, les principes et les pratiques adoptés

par MERITEX afin d’assurer le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que les exigences fédérales applicables, le cas échéant.

2. PORTÉE ET APPLICATION

La présente politique s’applique :

• à MERITEX à titre d’organisation

• à son ou ses représentant(s)

• à tout employé, sous-traitant ou autre personne autorisée agissant pour le compte de MERITEX

Elle s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits par MERITEX dans le cadre de la prestation de services financiers et d’assurance, quel qu’en soit le support (papier, électronique ou autre).

3. DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aux fins de la présente politique, un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.

Les renseignements personnels comprennent notamment :

• les renseignements d’identification et de contact

• les renseignements financiers

• les renseignements liés à l’assurance

• les renseignements relatifs à la santé ou au mode de vie, le cas échéant

Certains renseignements personnels peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte de leur utilisation et nécessitent,

à ce titre, des mesures de protection accrues.

4. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nom : Hagop Samouelian
Titre : Président / Représentant autonome
Courriel : [email protected]
Téléphone : 514-653-5377
Site Web : www.meritex.ca

La personne responsable est notamment chargée :

• de veiller au respect des lois applicables et de la présente politique

• de répondre aux demandes d’accès ou de rectification

• de traiter les questions et préoccupations liées à la protection des renseignements personnels

• de gérer les incidents de confidentialité

• d’assurer la révision et la mise à jour de la politique, au besoin

5. COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

MERITEX recueille, utilise et communique les renseignements personnels uniquement à des fins légitimes et déterminées, notamment :

• la prestation de services financiers et d’assurance

• le respect des obligations légales, réglementaires et professionnelles

• la gestion de la relation client et le service continu

Les renseignements personnels sont :

• recueillis directement auprès de la personne concernée, sauf autorisation contraire prévue par la loi

• limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les fins déterminées

• utilisés uniquement à ces fins ou conformément à la loi

• communiqués uniquement avec le consentement requis ou lorsque la loi le permet ou l’exige

6. CONSERVATION ET DESTRUCTION

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin

de satisfaire aux obligations légales, réglementaires et professionnelles applicables.

Lorsqu’ils ne sont plus requis, les renseignements personnels sont détruits, effacés ou anonymisés de manière sécuritaire, selon des méthodes raisonnables

et adaptées à leur sensibilité et à leur support.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

MERITEX met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation ou la communication non autorisée.

Ces mesures sont proportionnelles :

• à la sensibilité des renseignements

• aux fins de leur utilisation

• à la taille et à la nature des activités de MERITEX

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions et qui sont tenues à des obligations de confidentialité.

8. DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels la concernant détenus par MERITEX et demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets, sous réserve des restrictions prévues par la loi.

Les demandes doivent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. MERITEX peut exiger une vérification

d’identité et répondra dans les délais prescrits par la loi.

9. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité survient lorsqu’un renseignement personnel est accédé, utilisé, communiqué, perdu ou conservé d’une manière non autorisée par la loi.

Tout incident réel ou soupçonné doit être signalé sans délai à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

MERITEX :

• évalue la nature et l’ampleur de l’incident

• prend des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice

• documente l’incident

• avise les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque la loi l’exige

10. TENUE DES REGISTRES

MERITEX tient des registres des incidents de confidentialité conformément aux exigences légales applicables et les conserve pendant la période prescrite.

Ces registres sont conservés de manière sécuritaire et peuvent être communiqués aux autorités réglementaires sur demande, lorsque requis par la loi.

11. SENSIBILISATION ET CONFIDENTIALITÉ

MERITEX s’assure que toute personne ayant accès à des renseignements personnels est informée de ses obligations en matière de confidentialité et des principes énoncés dans la présente politique.

12. RÉVISION ET MISE À JOUR

La présente politique est révisée périodiquement et mise à jour au besoin afin de refléter toute modification législative, réglementaire ou opérationnelle.
La version la plus récente de cette politique est accessible sur le site Web de MERITEX.

Dernière révision : 08-01-2026